このページでは、当マンションが専門委員会を立ち上げてから事前確認申請を行うまでの推移を紹介します。
目 次
- 専門委員会を立ち上げる
- 第１回 専門委員会
- 第２回 専門委員会
- 第３回 専門委員会
- 第４回 専門委員会
- 第５回 専門委員会
- 第６回 専門委員会
- 第７回 専門委員会
- 第８回 専門委員会
- 第９回 専門委員会
- 第10回 専門委員会
- 第11回 専門委員会
- 第12回 専門委員会
- 第13回 専門委員会
- 第14回 専門委員会
- 第15回 専門委員会
- まとめ
専門委員会を立ち上げる
区分所有者の中の有志が下記の専門委員会の設置に関する提案書を理事会に提出し、２０２３年１１月に承認された。
１ 趣旨
今回の大規模修繕工事では、屋根瓦の葺替え工事を前倒しで行うことにより資金不足が発生し、これを住宅金融支援機構からの融資で対応する方針で準備が進められている。また、２０３０年頃に予定している給水設備工事の際も、同機構からの借入が予想される。
この支援機構の融資については、「マンション管理計画認定制度」に基づく認定を取得すると金利が優遇される。したがって、今回の大規模修繕には間に合わないとしても、今後の借入に備えて認定申請の準備を進めておくべきと考える。なお、同制度に基づく認定申請にあたっては、認定基準の確認、不適合項目の改善、添付書類の準備など煩雑な作業が多くあることから、専門委員会を設置して準備を進めることを提案する。
２ 委員会の概要
○ 委員会設置の根拠：管理規約第５５条第１項
○ 委員会の名称：管理計画委員会
○ 委員会の目的：マンション管理計画の認定申請の検討・準備
○ 委員構成：組合員４名（うち、１名は理事、１名は行政書士の有資格者）
○ 管理会社の協力：委員会への出席、必要書類の準備
○ 会議の場所：
○ 会議の開催日 ：
○ 委員間の連絡：LINE、MAIL
○ 議事録：委員会が作成し、管理会社より配布
○ 理事会への報告：原則、理事委員が理事会開催時に報告
○ 費用：認定申請の準備に伴う費用は一般会計から支出
○ 委員の任期 ：認定を受けるまで、または認定申請を断念したときまで
３ 想定される作業内容
○ 認定制度の仕組みと認定基準の確認
○ 認定基準に適合しない項目の洗出し
○ 適合のための方策の検討と適合スケジュールの確認
○ 認定申請の可否判断、理事会への具申
○ 認定申請および申請に必要な事項の総会議案作成補助
○ 認定申請の手続
このページは専門委員会の議事録を再構成したものです。（配布資料は省略）
第１回 専門委員会
１ 管理レベルの現状確認
トップページの経緯に示したように、国交省の長期修繕計画標準様式に準拠した長期修繕計画の作成などによって、当マンションの管理レベルは、ある程度高い水準に達していたが、管理規約については国交省の標準管理規約にどこまで準拠しているかは精査してみないと分からないことを確認した。
２ 管理計画認定制度の仕組み
委員に配布した認定制度に関する資料で、次のような項目について学習した。
○ 認定を受けるメリット
○ 認定基準の内容
○ 申請手続
○ 手続支援サービス利用のパターン
○ 手続支援サービスの流れ
○ 提出が必要となる書類
○ 申請手続開始から認定までの期間
３ 自力申請を選ぶ
認定申請を行う方法としては次の４パターンがあるが、当マンションの場合、自力で認定申請を行うパターン４の『マンション管理センターに直接依頼する方法』を選択した。
＜パターン１＞ マンション管理士に事前確認を依頼する方法
＜パターン２＞ 管理会社（マンション管理業協会）に事前確認を依頼する方法
＜パターン３＞ 日本マンション管理士会連合会に事前確認を依頼する方法
＜パターン４＞ マンション管理センターに直接、事前確認を依頼する方法
４ 代理申請を選択
「手続支援サービス・ユーザーマニュアル」などに基づいて、手続の流れについて確認を行ったところ、事前に、申請方法（「本人申請」または「代理申請」）を決めておく必要があり、手続がパソコン作業となること等を勘案して、行政書士の資格を有する委員による「代理申請」を選んだ。
５ 認定申請のスケジュールを検討
「認定申請のスケジュール検討図」を作成し、認定申請までのスケジュールについて検討した結果、申請手続開始から認定まで３カ月程度を要するとされていることから、２０２４年９月着工予定の大規模修繕工事の申込みまでに認定を受けるためには、申請手続を４月ごろに開始する必要があり、かなりのハードスケジュールが見込まれるものの最大限努力することになった。
認定申請の手続を行うには、総会決議が必要なものがあり、特別会計予算案の変更のために２０２４年１月に予定されていた臨時総会に提出する議案を確認した。
６ その他
国交省の「マンションの管理の適正化の推進に関する法律第５条の３に基づくマンションの管理計画認定に関する事務ガイドライン」のうち、認定基準に関する部分を委員全員に配布し、必要に応じて参照することとした。
第２回 専門委員会
１ 準備作業スケジュールの再検討
認定基準の「貸借対照表及び収⽀予算書が、認定申請⽇の属する事業年度の直前の事業年度の総会において決議されていること」について、マンション管理センターに照会したところ、認定申請が２０２４年４月以降になるのであれば、「２０２３年度の総会で決議された書類の添付が必要」との説明があり、事前確認の申請は２０２４年５月の通常総会議事録作成後になることが判明した。
これを受けて、準備作業のスケジュールについて再検討を行った結果、事前確認の申請の際に必要となる下記の議案を２０２４年１月の臨時総会に提出することとした。
① 認定申請を行うことの承認
② 組合員名簿と居住者名簿を年１回以上更新することについての承認
③ 長期修繕計画の定期的見直しについての承認
なお、認定基準で求められている規約改正を含む管理規約の改定については、２０２４年３月末までに準備作業を行い、２０２４年５月の通常総会提出を目指すこととした。
２ 臨時総会に提出する議案の検討
① 認定申請を行う旨の議案
認定申請を行うためには、「管理計画認定の申請について総会で承認されていること」が必要であり、次の内容を議案に盛り込むこととした。
- マンションの管理の適正化の推進に関する法律第５条の３第１項の規定に基づき、管理計画の認定を申請する。
- 認定申請にあたっての詳細は理事会で決定する。
- 認定申請にあたっては、行政書士に代理申請を委託する。代理人、委託内容については理事会で決定する。
- 認定申請の準備は管理計画委員会（管理規約第57条第１項に定める専門委員会）が行う。
② 名簿の管理に関する議案
認定基準に「マンションの区分所有者等への平常時における連絡に加え、災害等の緊急時に迅速な対応を行うため、組合員名簿、居住者名簿を備えているとともに、１年に１回以上は内容の確認を行っていること」とある。当マンションの規約には、理事長による組合員名簿の作成・保管は義務づけられているが、居住者名簿についての規定は置かれておらず、名簿の内容の確認に関するルールもない。
また、マンション管理センターからも、組合員名簿、居住者名簿について、１年に１回以上の更新を行うことを総会で決議したほうが良いとのアドバイスもあり、組合員名簿、居住者名簿の更新について、次の議案を提出することとした。
- 当マンションの区分所有者等への平常時における連絡に加え、災害等の緊急時に迅速な対応を行うため、組合員名簿および居住者名簿について１年に１回以上更新を行う。
③ 長期修繕計画の定期的見直しについての議案
認定基準には「長期修繕計画の作成又は見直しが７年以内に行われていること」とある。現在の長期修繕計画は２０１８年１月の臨時総会で承認されており、７年以内という基準は満たしているものの、定期的な見直しについてはルール化されていない。
そこで、長期修繕計画の定期的な見直しを確実に行うために、次の議案を提出することとした。
- 長期修繕計画の変更にあたっては、７年程度ごとに調査・診断を行い、その結果に基づいて見直すこととする。また、変更後の計画期間は ３０年以上かつ残存期間内に⼤規模修繕⼯事が２回以上含まれているものとする。
第３回 専門委員会
１ 認定基準が求める規約の改定および現行規約と標準規約の比較
現行規約と標準規約を比較すると、主に２０１６年に改正された標準規約に準拠していないことが判明し、認定基準が求める３つ規定のうち、２０１６年に改正された２つの規定について、現行規約の改定が必須であることが確認された。
また、現行規約には標準規約に準拠していない条文がかなりあることも確認できたので、原則として標準管理規約に準拠する方向で現行規約の改定を行うこととした。その際、現行の管理規約と標準管理規約とでは条文番号のズレが生じていることから、規約改定作業等におけるミス防止の観点から条文番号も統一することとした。
２ 規約原本と規約の管理について
管理会社に確認したところ、管理会社では規約原本を保管していないことが判明した。そして、国交省の標準管理規約コメントによると、「区分所有者全員が記名押印した規約がない場合には、分譲時の規約案及び分譲時の区分所有者全員の規約案に対する同意を証する書面又は初めて規約を設定した際の総会の議事録が、規約原本の機能を果たすこととなる」と説明されているが、「分譲時の規約案及び分譲時の区分所有者全員の規約案に対する同意を証する書面」も存在しない。
そこで、標準規約第７２条第１項を「この規約が真正であることを証するため、理事長が署名押印した規約を１通作成し、これを規約原本とする」に差し替え、今回の規約の見直しで作成した規約を「規約原本」とすることとした。
３ 現行基準と標準規約の比較検証
「現行規約と標準規約の対照表」と「未準拠条文に関する国交省のコメント」という資料を作成して、検証作業を開始した。
第４回 専門委員会
１ 専有部分・共用部分の管理についての整理
２０１６年に改正されたリフォームやバルコニーの保存、玄関ドアなどの改良に関する標準規約の条文について改正内容の確認と整理を行った。
共用部分の管理行為については、保存行為、狭義の管理行為、変更行為に分けることができ、不具合のある部分を元に戻す行為は保存行為、狭義の管理行為は共用部分の形状または効用の著しい変更を伴わない改良行為を指すとされている。
標準規約２２条は、表題が「窓ガラス等の改良」となっており。第１項にも、「・・・開口部に係る改良工事・・・」とあるように、開口部の性能アップ等を伴う改良工事に関する規定といえる。したがって、窓ガラスを二重ガラスにしたり、玄関ドアを取り換える行為は改良工事に該当する。
これに対し、標準規約２１条は第１項で「共用部分等の管理については、管理組合がその責任と負担においてこれを行う」と定める一方、第２項ただし書きでは、「保存行為のうち、通常の使用に伴うものについては、区分所有者がその責任と負担においてこれを行わなければならない」とあり、また第３項のただし書きでは、「専有部分の使用に支障が生じており、緊急を要するものであるとき」は、区分所有者による保存行為ができると定めており、保存行為を含めた規定となっている。
なお、国交省のコメントによると、『バルコニー等の経年劣化への対応については、管理組合がその責任と負担において、計画修繕として行うものである。ただし、バルコニー等の劣化であっても、長期修繕計画作成ガイドラインにおいて管理組合が行うものとされている修繕等の周期と比べ短い期間で発生したものであり、かつ、他のバルコニー等と比較して劣化の程度が顕著である場合には、特段の事情がない限りは、当該バルコニー等の専用使用権を有する者の「通常の使用に伴う」ものとして、その責任と負担において保存行為を行うものとする。なお、この場合であっても、結果として管理組合による計画修繕の中で劣化が解消されるのであれば、管理組合の負担で行われることとなる』とされていることから、経年劣化に伴う玄関ドアの不具合の修理は一般会計から支出することになる。
２ 現行基準と標準規約の比較検証（つづき）
前回に続き、「現行規約と標準規約の対照表」等を用いて検証作業を行った。
第５回 専門委員会
１ 現行基準と標準規約の比較検証（つづき）
前回に続き、「現行規約と標準規約の対照表」等を用いて検証作業を行い、すべての条文の検証を終えた。この検証作業の結果を「管理規約新旧対照表」にまとめ、委員全員で精査を行うこととした。
２ 条文番号の変更による各種細則への影響と細則原本の取扱い
管理規約の条文番号を変更することによる各種細則への影響についても、新旧対照表を作成して検証を行うこととした。また、各種細則の原本については、規約原本と同様の取扱いとした。
第６回 専門委員会
１ 管理規約新旧対照表の作成
委員全員の精査結果を擦り合わせ、新旧対照表の最終案を作成した。
２ 各種細則新旧対照表の作成
各種細則についても、精査結果の擦合せを行い、新旧対照表の最終案を作成した。
３ 規約改定に関するアンケート
今回の管理規約の改定作業は、国交省の標準管理規約への準拠状況を確認し、標準規約に揃えるか否かを検証することを主眼としているが、改定項目が多く、新設条文もあることから、意見聴取のためのアンケートを実施をすることとした。なお、アンケートの実施にあたって、規約改定のポイントを添付することとし、その内容の確認を行った。
４ 長期修繕計画表の準備
認定申請の下準備として、長期修繕計画（総括表）の工事項目と２０２４年９月着工予定の大規模修繕の工事項目が一致していないことから、大規模修繕の工事項目を分解し、長期修繕計画にプロットする作業を行った。
この時点では、認定申請に添付するのは、終了済み工事費の実績値や大規模修繕の予定工事費、借入予定額、改定予定の修繕積立金などを記載した最新の長期修繕計画（総括表）を想定していた。
第７回 専門委員会
１ 認定基準の適合状況の確認
認定基準チェックシートを作成し、認定基準適合状況と必要書類の確認を行った。
※ 認定申請日は、管理計画認定手続支援サービスにおいて、「事前確認完了」メールが届いた後、「認定申請」ボタンを押す日であり、事前確認申請日＝２０２４/７、認定申請日＝２０２４/９を想定した。
- ２０２４/５の通常総会で承認予定の「管理規約」（第３５条第３項）
- 理事の選任を決議した「２０２４/５の通常総会議事録」
- 同総会後の理事会で理事長の選任を決議した「２０２４/５の理事会議事録」
- 監事の選任を決議した「２０２４/５の通常総会議事録」
- 認定申請日の１年以内に開催された「２０２４/５の通常総会議事録」（議事録署名人による署名後）
- ２０２４/５の通常総会で承認予定の「管理規約」
- ２０２４/５の通常総会で承認予定の「管理規約」（第２３条）
- ２０２４/５の通常総会で承認予定の「管理規約」（第３２条第６号）
- ２０２４/５の通常総会で承認予定の「管理規約」（第６４条第３項）
- 認定申請⽇の属する事業年度（２０２４年度）の直前の事業年度（２０２３年度）の総会（２０２４/５の通常総会）において決議された２０２３年度一般会計と特別会計の「貸借対照表」及び「収⽀予算書」
- （７）と同じ
- （７）と同じ
- ２０２３年度の入金実績表
- ２０１８/１に作成した「長期修繕計画」（２０２４/５の通常総会での更新を反映したもの）
- 長期修繕計画の作成を決議した「２０１８/１の臨時総会の議事録」
- 長期修繕計画の作成を決議した「２０１８/１の臨時総会の議事録」
- 長期修繕計画の定期的見直しを決議した「２０２４/１の臨時総会議事録」
- ２０１８/１に作成した「長期修繕計画」（２０２４/５の通常総会での更新を反映したもの）
- （12）と同じ
- ２０１８/１に作成した「長期修繕計画」（２０２４/５の通常総会での更新を反映したもの）に基づき、修繕積⽴⾦平均額を算出し、国交省の示す下限値（２３５円）を上回っていることを確認。（※工事計画案で試算。工事費確定後に再計算）
- ２０１８/１に作成した「長期修繕計画」（２０２４/５の通常総会での更新を反映したもの）
――― 以下、第8回委員会に続く ―――
第８回 専門委員会
- 理事長の署名押印のある船橋市長あての「表明証明書」
- 組合員名簿および居住者名簿について１年に１回以上更新を行うことを決議した「２０２４/１の臨時総会議事録」
- 事前確認申請の際に添付する「行政書士証票の写し」
- 理事長の署名押印のある船橋市長あての「委任状」
- 管理計画の認定申請が承認された「２０２４/１の臨時総会議事録」
３ 認定手続支援サービス入力項目の確認
管理計画認定手続支援サービスの「管理組合情報」と「申請情報」の入力項目について、入力内容の確認を行った。
４ 監査の指針について
今回の規約改定では、①理事に対する報告請求権・調査権、②理事会での出席義務、③理事会の招集請求権など、監事の権限が強化され、監事の役割はさらに重要なものとなっている。そこで、監事のための資料として、業務監査と会計監査に関する具体的な業務の内容を示した指針を作成することした。
第９回 専門委員会
１ 規約改定に関するアンケート結果
規約改定の内容についての意見・質問はなかった。
２ 組合員名簿と居住者名簿の作成・整備の要請
２０２４年１月の臨時総会で、『組合員名簿および居住者名簿について１年に１回以上更新を行う』旨の議案が決議されていることから、２０２３年度中に組合員名簿および居住者名簿の作成・整備を理事会に要請することとした。
３ 監査の指針の作成について
マンション管理業協会が作成した「管理組合監査 主要項目チェックリスト」をもとに、監査の目的、監事の役割、監査内容等を確認し、当マンションの実情に合った業務監査チェックリストの作成作業を開始した。なお、「規約に○○に関する規定はあるか」といったチェック項目は、すでに規約に条文があれば意味はないが、規約に条文はあるものの適切に運用されているかを確認する項目はチェック項目として取り入れることとした。
第１０回 専門委員会
１ 「開口部の修繕」に関する条文の追加
理事会から、「玄関扉」と「網戸」の修繕範囲を明確にする規定整備の要請があり、次のような整理を行った。
一方、現状を維持するための開口部の修繕工事については、第２１条第１項で「バルコニー等の保存行為のうち、通常の使用に伴うものについては、専用使用権を有する者がその責任と負担においてこれを行わなければならない」とあり、第２項には「共用部分と構造上一体となった部分の管理を共用部分の管理と一体として行う必要があるときは、管理組合がこれを行うことができる」との規定があるが、修繕費用の負担について分かりにくいものとなっている。
以上の状況に鑑み、開口部の修繕の費用負担に関する判断の一助として、使用細則に「開口部の修繕」に関する条文を新設することとした。
２ 監査の指針の作成について（続き）
「管理委託契約の出納部分」と「収納・管理口座」について内容の確認を行ったうえで、会計監査チェックリストの作成作業を行った。
第１１回 専門委員会
１ 国交省の標準管理規約見直しへの対応
国交省で検討中の標準管理規約見直しの内容について確認し、２０２４年度に公表を予定している標準管理規約の改正を先取りして、２０２４年５月の通常総会に上程する規約改定の中に織り込むこととした。この規約改定には組合員名簿の見直しが含まれていることから、組合員名簿の様式を変更するとともに、現行の入居届を居住者届に変更することとした。
２ 監査指針の作成について
業務監査と会計監査のチェックリストを整理し、内容等の確認を行った。なお、監査指針は監事が監査業務を遂行する際の手引きであり、利用方法については理事会に委ねることとした。
第１２回 専門委員会
１ 監査業務の指針について
「監事による監査業務の指針」の「会計監査チェックリスト」の参考資料として、実際の収支計算書、貸借対照表、預金通帳の明細などのサンプルを付けることとし、内容の確認を行った。
２ 国交省のワーキンググループの動向
国交省で検討している標準規約コメントのうち、当管理組合に関係のある項目について確認を行なった。
◾️ 組合員名簿等の内容の確認方法について、標準規約のコメントに次のような考え方が追記されることになった。
『届出事項や名簿記載内容等に変更が発生した場合は・・・届出を提出しなければならないことを総会やマンション内の掲示板において周知することや、名簿記載内容に変更が発生したことを理事長が把握した場合に・・・届出の提出を求めること等により、名簿記載内容が最新の情報となっているかを確認すること等が考えられる。』
◾️ 長期修繕計画に関する総会資料について、標準規約のコメントが次のように変更されることになった。
『マンションを適切に維持管理していくためには、各区分所有者が管理組合会計の収支状況を把握していることが重要であり、特に、適切な修繕積立金の確保の観点から、修繕積立金の額を変更する必要性を認識することは極めて重要である。毎年の総会において、長期修繕計画上の積立予定額と現時点における積立額の差を明示するために、これらの情報を記載した資料を提示したり、長期修繕計画を総会資料に添付したりする・・・ことも、合意形成に有効と考えられる。』
３ 管理規約、使用細則の改定について
管理規約と使用細則の改定に関する新旧対照表と改定後の規約原本全文、使用細則原本全文について確認を行い、さらに次期通常総会の議案確定まで推敲を続けることとした。
４ 長期修繕計画の見直しについての再整理
認定申請に添付する長期修繕計画表への工事費や借入金、返済金などの書き方について確認するため、認定制度の相談ダイヤルにしたところ、「今回提出する長期修繕計画表にこれから実施する工事費等を記載して、総会で決議するということは、長期修繕計画の見直しにあたるので、２０２４年度から３０年先の計画が必要となる。そのような正式な見直しでないのであれば、現在の長期修繕計画を作成した２０１７年度の計画表で申請することになる」との回答があったため、長期修繕計画の見直しとは何を指すのかについて再整理を行った結果、認定申請で提出する長期修繕計画表は２０１８年１月の臨時総会で承認された計画表とすることとした。そして毎年、２０１８年度以降に実施された計画修繕（実施時期を前倒しした修繕を含む）を記入し、通常総会で報告している長期修繕計画表は、長期修繕計画の見直しではなく、計画修繕の進捗状況の報告と位置付けられることを確認した。
この相談ダイヤルの指摘を受けて、２０１８年１月の臨時総会で変更承認された長期修繕計画表の提出へと方向転換したが、事前確認審査の段階で修正を求められることになった。
第１３回 専門委員会
１ 認定申請の添付書類の確認
認定申請に必要な添付書類の最終チェック表に基づき、認定基準が求める内容に対応する書類について確認を行った。
２ 「管理組合運営の手引き」の内容確認
管理計画委員会では、マンション管理計画認定制度の認定申請にあたって、管理規約の大幅改定や監査指針の作成など、管理組合の運営に関し、さまざまな検討を行ってきた。その成果を組合員と共有するために、管理組合運営に関する手引きをまとめることとし、内容の検討を行った。
＜手引きの内容＞
・ 管理規約
・ 管理委託契約
・ 長期修繕計画
・ リフォームと開口部の修繕
・ 個人情報保護法と名簿の管理
・ 会 計
――― 以下、第１４回委員会に続く ―――
第１４回 専門委員会
・ 理事会
・ 総 会
・ 監 査
・ マンション管理計画認定制度
・ その他
なお、今後の大規模な修繕工事や住宅金融支援機構からの借入れの際に参考となるよう、現在進行中の修繕工事、借入申込に関する３W（When、Who、What）を収録することとした。
３ 認定申請の準備
代理申請を行う委員（行政書士）から、2024年度理事長の署名捺印が必要な「規約原本」「各種細則原本」「表明証明書」「代理申請に係る委任状」を準備し、認定申請の際に添付する書類が揃い次第、申請作業を開始する旨の報告が行われた。
第１５回 専門委員会
１ 事前確認申請の報告
管理計画の事前確認審査の結果、総会で承認された長期修繕計画の総括表の提出が必要になったことから、理事会に臨時総会の開催を提案した。
事前確認における指摘事項のポイントは、①２０２３年度の通常総会で決議された工事費の借入等を反映した長期修繕計画総括表で、総会で承認されたものを提出することが必要、②同時に、タイプ別積立金と総会の議案書及び議事録も要提出、③総括表で修繕工事項目のうち金額が空欄の場合は補足説明が必要。
２ 認定取得後の対応について
管理計画の認定を取得した場合、５年ごとに更新手続を行わないと効力を失うので、認定有効期間の満了日までに更新の認定申請を行うことが必要となる。また、理事長の変更など、管理計画の変更があったときは変更申請を行わなければならない。監事の交代などの軽微な変更について変更申請が省略できるかどうかは確認が必要。
３ 固定資産税額の減額措置について
管理計画の認定を受けた場合のメリットに、「固定資産税の減額措置を受けるための要件の１つを満たす」ことが挙げられており、具体的な減額措置を受けるための要件について検証を行ったところ、マンションの築年数、総戸数などの要件を満たすとともに、今回の大規模修繕は長寿命化工事に該当するものの、「修繕積立金引上げの要件」を充足していないため、固定資産税額の減額措置の適用を受けるのは難しいことを確認した。
＜まとめ＞
１ 認定基準不適合は３項目
当マンションの場合、管理規約がある程度、国交省の標準規約に準拠していること、長期修繕計画も国交省の標準様式に沿って作成されていることなどもあって、管理規約に関する認定基準不適合項目は次の３点だけであった。
① 管理計画認定の申請についての総会承認
② 管理規約に専有部分への⽴ち⼊りに関する規定追加（標準規約第３２条第６号に相当する規定）
③ 管理規約に財務・管理に関する情報の書⾯交付に関する規定追加（標準規約第６４条第３項に相当する規定）
２ 名簿の更新と長計の定期的見直しを決議
「組合員名簿及び居住者名簿を備えており、年１回以上更新している」という基準については、表明証明書を提出するだけで良かったが、自らを律するために、『組合員名簿及び居住者名簿について１年に１回以上更新を行う』ことを総会で決議した。また、長期修繕計画の作成又は見直しが「７年以内に行われている」という基準についてもクリアしているが、長期修繕計画の定期的な見直しを担保するため、『7年程度ごとに調査・診断を行って計画を見直す』ことを総会で決議した。
３ 規約を全面的に精査
認定基準をクリアするため、規約の修正を行うのに合わせ、国交省の標準規約と異なる部分を全面的に精査し、極力、標準規約に合わせることとした。とくに、条文番号のズレは標準規約やコメントを参照する際に不便であることから、条文番号の一致を図った。
４ 監査業務の指針、管理組合の手引きを作成
監事の役割の重要性に鑑み、「監査業務の指針」を作成。さらに、認定申請の準備を準備を通じて培った知見を組合員と共有するために、「管理組合運営の手引き」をまとめた。